• Nikki

Plannen: zo pak ik het aan

Lijstjes en mijn agenda, ik kan echt niet zonder! Ik ben altijd wel een planner geweest en het maken van een planning geeft mij dan ook enorm veel overzicht, rust en houvast. Verder weet ik, door te plannen, zeker dat ik niks vergeet en zorg ik voor productievere dagen en weken. Love it!


Het maken van planningen en lijstjes is dus niet meer weg te denken uit mijn vaste structuur. Ondertussen heb ik hierin mijn hele eigen routine gecreëerd. Omdat ik er vraag naar kreeg deel ik deze, en wat extra plantips, vandaag met je.


Zo maak ik mijn (week)planning

Op dit moment gebruik ik de 'Structuurjunkie Planner (light)' en echt, ik zweer erbij! Dit is trouwens niet gesponsord, maar gewoon de mening van een oprechte fan. Zelf maak ik hierin altijd mijn planning voor de hele week vooruit, maar als je dit lastig vindt kan je ook beginnen met het maken van een planning per dag.


  • Stap 1: Vaste afspraken Bij het plannen van mijn week, begin ik me het 'blokken' van de tijden waarop ik vaste afspraken heb. Voor mij zijn dit voornamelijk zaken als diensten (werk) en andere (sociale) afspraken die ik heb. In de Structuurjunkie planner gaat dit heel makkelijk, doordat ik iedere dag een overzicht van uur tot uur heb. Bekijk hier een aantal voorbeelden van hoe dit eruit kan komen te zien.

  • Stap 2: 'Losse' momenten en doelen Vervolgens ga ik over op het plannen van 'losse' momenten. Denk hierbij aan de momenten waarop ik bijvoorbeeld wil sporten of momenten die ik bewust van tevoren al vrij wil hebben. Voor mij hangen deze momenten vaak samen met (persoonlijke) doelen die ik op dat moment nastreef. Het zijn dus geen onbelangrijke momenten, maar ik kan ze wel wat flexibeler inplannen.

  • Stap 3: Een takenlijst maken Op een los kladblaadje maak ik een compleet overzicht met alle taken die ik die week moet of wil afvinken. Grote dingen, kleine dingen, alles schrijf ik op. Deze takenlijst 'bewerk' ik vervolgens nog op de volgende manieren: - Deadline: ik schrijf bij de taken dit hebben de deadline op; - Timeboxen: ik schat voor iedere taak in hoe lang ik er (ongeveer) mee bezig ben; - Prioriteren: ik categoriseer de taken op basis van hun prioriteit, waarbij ik onderscheid maak tussen: doen, plannen, delegeren en elimineren. Deze manier van prioriteren is afkomstig uit de prioriteitenmatrix van Eisenhower.


  • Stap 4: Taken indelen De taken die ik bij stap 3 heb opgeschreven, deel ik vervolgens in. Hierbij houdt ik rekening met de prioriteit van een taak, eventuele deadlines waaraan deze verbonden zijn en de duur van een taak. Het moet tenslotte wel passen in de dagplanning die ik al heb.

  • Stap 5: De verdere routine bepalen Nu ik voldoende zicht heb op hoe mijn dagen er ongeveer uit zien, ga ik de rest van mijn dag verder 'routineren'. Zo plan ik mijn maaltijden en pauzemomenten in en blok ik soms nog wat extra vrije momenten in. Dit laatste doe ik vooral als ik zie dat ik een relatief gevulde dag heb: een uurtje langer slapen of avondje op de bank mag daar dan best tegenover staan.

  • Stap 6 (optioneel): Kleur! Ik wordt zelf een stuk gelukkiger van een planning die wat kleur bevat, dus geef ik nu alles per categorie een kleur met highlight-stiften. Zo hebben bij mij mijn werk, mijn onderneming, mijn privé-zaken en mijn pauze-, rust- en ontspanningsmomenten een eigen kleur. Op deze manier maak ik ook direct inzichtelijk hoe de balans tussen deze zaken is per dag en week.


Pro-plan tips

Wil je zelf graag aan de slag gaan met plannen? Deze tips gaan je helpen bij het worden van een pro-planner!

  • Maak je planning realistisch. Probeer een goede inschatting te maken hoe lang je bezig bent met een taak en prop je dag niet bomvol. Weet je niet precies hoe lang je ergens mee bezig bent? Timebox je taak dan liever wat ruimer in.

  • Bouw voor iedere dag een bepaalde speling of marge in voor onverwachtse zaken die geen rekening houden met je planning, zoals een telefoontje of urgent mailtje dat tussendoor komt.

  • Streep of vink de taken die je af hebt direct weg. Naast dat dit een lekker gevoel geeft, houdt je op die manier ook een goed overzicht.

  • Beloon jezelf, vooral na het afronden van een taak die je moeilijk vindt of lang hebt uitgesteld. Je successen vieren, hoe klein ze ook zijn, geeft motivatie om door te gaan.

  • Houdt in je planning voldoende rekening met momenten voor ontspanning. Een hele dag productief bezig zijn is voor vrijwel niemand weggelegd en af en toe een momentje niks (hoeven) doen is niet erg!

  • Deel grote taken op in kleinere deeltaken om te voorkomen dat een taak te overweldigend of demotiverend is. Wissel die kleine deeltaken af met een hele andere taak om op die manier voldoende variatie te houden.


Vergeet tot slot niet dat het uiteindelijk gaat om het uitvoeren van de taken, niet om je planning. De planning zorgt enkel voor structuur en effectiviteit, maar het zijn toch echt de taken die aan het eind van de dag af moeten! :-)


© Go For Health | 2020